- פנקס חברים מכוח סעיף 18 לחוק - הכולל של כל חבר, מענו, מספר זהותו, תאריך תחילת חברותו ותאריך פקיעתה.
- פנקס חברי ועד מכוח סעיף 29 לחוק -הכולל שם כל חבר ועד, מענו, מספר זהותו, תאריך תחילת כהונתו ותאריך פקיעתה.
- פנקס חשבונות מכוח סעיף 35 לחוק – שישקף באופן נאות את עסקאותיה ומצבה הכספי.
- קיום אסיפה כללית מכוח סעיף 20(א) לחוק לא פחות מפעם בשנה.
- רישום פרוטוקול מכוח סעיף 23 לחוק שינוהל בכל אסיפה כללית וייחתם בידי יושב ראש האסיפה ומשנחתם בידו יהיה ראיה לכאורה לתוכנו ולכשרות כינוס האסיפה ניהולה וקבלת החלטותיה.
- עיון בפנקסים - מתן אפשרות לחבר ועד, ועדת ביקרות או הגוף המבוקר לעיין בפנקסים ובמסמכים האמורים בסעיף 35(ב) פנקסי החשבונות ובמסמכים המתייחסים אל הרשום בהם ולקבל מכל חבר ועד ומכל עובד העמותה כל מסמך שברשותם וכל מידע הדרוש לדעתו למילוי תפקידיו.
- להימנע מביצוע פעולה בשם העמותה כשהיא נמצאת בפירוק.
נציין שרשם העמותות מטיל קנסות מנהליים, בגין הפרת החובות המפורטות לעיל הן על עמותות והן על חברי וועד שאחראים להפרת החובות.
נוסיף בקצרה את הוראות מס הכנסה, שבהתאם להוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות על ידי מוסד), התשנ"ב - 1992.
מוסד שמחזור עסקאותיו עולה על 500,000 שקלים חדשים, או שמעסיק מעל 10 מועסקים, חייב לנהל:
- הנהלת חשבונות כפולה.
- ספר קופה.
- שוברי קבלה, שבהם יצוינו, מספר תיק המוסד.
תקבולים בשל מכירת נכסים או בשל מתן שירותים יירשמו בפנקס שוברי קבלות נפרד;
תקבולים בשל תרומות יירשמו בפנקס שוברי קבלות נפרד; על כל קבלה תרומה תרשם המילה "תרומה".
במידה ולמוסד אישור לפי סעיף 46 יש לציין על הקבלה "למוסד אישור מס הכנסה לעניין תרומות לפי סעיף 46 לפקודה".
- רישום הכנסות המוסד יירשם בהתאם לסעיפים השונים למשל: הכנסה מתרומה, הכנסה מקצבה, הכנסות מהשכרה וכו'.
- ספר כרוך ובו יירשמו נכסים שנתקבלו כתרומות או כמתנות; הרישום יכלול את שם הנותן או התורם, תיאור הנכס שנתקבל ומועד קבלתו.
- רישום הוצאות המוסד יירשם גם הוא בהתאם לסעיפים השונים.
מוסד שמחזור עסקאותיו אינו עולה על 500,000 שקלים חדשים, חייב לנהל:
- מערכת חשבונות שתכלול ספר תקבולים ותשלומים, שבו יירשמו בטורים נפרדים ההכנסות מגופים שונים והוצאות בהתאם לסעיפים השונים.
- ספר כרוך ובו יירשמו נכסים שנתקבלו כתרומות או כמתנות. הרישום יכלול את שם הנותן או התורם, תיאור הנכס שנתקבל ומועד קבלתו.
- שוברי קבלה, שבהם יצוינו, מספר תיק המוסד. תקבולים בשל מכירת נכסים או בשל מתן שירותים יירשמו בפנקס שוברי קבלות נפרד; תקבולים בשל תרומות יירשמו בפנקס שוברי קבלות נפרד; על כל קבלה תרומה תרשם המילה "תרומה".
במידה ולמוסד אישור לפי סעיף 46 יש לציין על הקבלה ש"למוסד אישור מס הכנסה לעניין תרומות לפי סעיף 46 לפקודה".
- תיק תיעוד חוץ.
חריגים להנחיות לעיל:
- בהתאם להוראות ניהול תקין במידה וקיבל המוסד תרומה ואינו רוצה לציין את שמו של התורם רשאי לעשות כן אם יציין בשובר קבלה במקום המיועד לרישום שם המשלם, את המלים "תרומה בעילום שם". בתקנות נקבע כי הסכום המירבי לעניין תרומה שרשאית עמותה שלא לרשום לגביה את שם התורם הוא 20,000 ₪ לשנה. בנסיבות מסוימות הרשם רשאי לאשר אישור מיוחד שלא לציין כלל את שם התורם אם שוכנע כי הדבר מוצדק בנסיבות העניין.
- מוסד שיש לו הכנסה מעסק ינהל, בנוסף לאמור בהוראות אלה, מערכת פנקסים נפרדת לגבי הכנסתו מעסק.
